Una de las cosas que peor se lleva en las empresas es la convocatoria y dirección de las reuniones. Nos reunimos demasiado y muy mal, lo que repercute en una pérdida tremenda de horas, con la correspondiente pérdida de productividad.

Si tienes que convocar y/o dirigir una reunión, deberías tener siempre en cuenta estas sencillas reglas:

1. Antes de convocar una reunión hazte la siguiente pregunta: ¿es realmente necesario que nos reunamos o podemos conseguir los mismos fines por otros medios (correos electrónicos, llamada telefónica, charla informal a la hora del café…)?.
2. Si la reunión es imprescindible, piensa quién tiene que asistir. Es muy frecuente convocar a representante de distintos departamentos cuando realmente la reunión podría salir adelante con sólo 2 ó 3 personas. Si después de la reunión crees que algún punto de la misma le afecta a alguien que no convocaste, mándale el acta para que haga comentarios.
3. Al convocar la reunión, fija una hora de comienzo y una de fin.
4. Empieza a la hora convocada. Si la gente llega tarde pero ve que se les espera, siempre llegarán tarde. Si llegan tarde y ven que la reunión ya ha empezado, la próxima vez llegarán a su hora.
5. Finaliza a la hora programada. Si no lo consigues es que no has sabido prever la hora de finalización (aprende para la próxima) o que no has sabido dirigir la reunión debidamente. Si no acabas a la hora que habías anunciado podrías estar perjudicando a algunos de los asistentes que podrían tener otras citas pendientes.
6. Si ves que alguno de los asistentes se enrolla demasiado o se sale de los temas a abordar, no dudes en cortar su exposición. Si tú has convocado la reunión eres el responsable de que acabe a la hora establecida.
7. Antes de finalizar la reunión haz un breve resumen con los acuerdos adoptados y las tareas a llevar a cabo por cada uno. Que todo el mundo lo tenga claro y no haya sorpresas a posteriori.
8. Lo antes posible, redacta un acta de lo tratado en la reunión y mándasela al resto de asistentes. Lo primero que haréis en la siguiente reunión será ver si alguien tiene algún comentario con respecto al acta.

De todas maneras, yo todo lo resumiría en lo siguiente: reúnete sólo lo mínimo imprescindible y por el espacio de tiempo que sea necesario. No más.