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Usa inteligentemente el asistente de fuera de oficina 8

Out of office

A todos nos ha pasado. Nos vamos de vacaciones y durante unos días dejamos de leer nuestro correo electrónico (a no ser que tengas mezclado el correo personal y el profesional, algo que no te recomiendo). Al volver de vacaciones la bandeja de entrada se vuelve contra nosotros. ¡Tantos correos por leer! ¡Tantas respuestas por dar!

Además, siempre te surgirá la duda de si debes responder a la consulta que te hicieron hace 10 días o si, por el contrario, ya es demasiado tarde y no merece la pena que lo hagas porque el que te la planteó ya ha encontrado respuesta por otros medios.

Os voy a decir qué es lo que hago yo en estos casos. Yo uso el asistente de fuera de oficina. Hoy en día, las principales herramientas de correo electrónico te permiten hacerlo. En mi caso, Gmail, que es la herramienta que uso, me permite usar esta funcionalidad.

Con el asistente de fuera de oficina consigues que durante el periodo que definas (los días que vas a estar de vacaciones), todo el que te mande un correo reciba un mensaje automático que avisa de que estás fuera y, por lo tanto, no vas a poder contestar hasta tu regreso. Con ello consigues que el remitente sepa que no le vas a contestar inmediatamente pero no solucionas el problema de que a la vuelta te encuentres con un montón de correos por contestar.

Por eso, yo prefiero usar el asistente de fuera de oficina de la siguiente manera:

1. En el mensaje automático que se le manda a los remitentes les digo algo así: “De tal fecha a tal otra no voy a estar disponible y, por lo tanto, no voy a poder responder a tu mensaje. Si a mi vuelta todavía estás interesado en que me ponga en contacto contigo, vuelve a mandarme un correo a partir de ese momento”

2. Cuando vuelvo de mis vacaciones cojo todos los correos que haya recibido durante esos días, los marco como leídos y los archivo. De esa manera, nada más llegar ya no tengo nada pendiente. Se acabó el agobio por tener el inbox lleno.

3. Si alguien me mandó un correo durante mis vacaciones y sigue necesitando algo de mí a mi vuelta, como lo he dejado claro en el mensaje automático, me volverá a mandar un nuevo correo y en ese momento sí que lo podré atender correctamente.

Ya lo veis, es muy sencillo y consigue que la vuelta al trabajo tras unas merecidas vacaciones no se convierta en un agobio por la cantidad de correos a los que hay que responder.


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La importancia del “asunto” en el correo electrónico 6

Email

Seguro que os ha pasado más de una vez: tienes el buzón de correo hasta arriba. No dispones nada más que de unos minutos antes de la próxima reunión y decides dedicarle ese tiempo a los correos más urgentes. Es imposible ponerse con todos en ese momento.

Entonces, realizas un barrido rápido por los correos (si ya los tienes etiquetados gracias a filtros inteligentes habrás ganado bastante) y te fijas en el remitente (siempre hay personas a las que les das más prioridad que el resto) y en el asunto del correo.

Entonces, entre todo ese correo pendiente de ser abierto ves uno que destaca sobre el resto. Uno que, en mayúscula, tiene un asunto del tipo “IMPORTANTE” o “URGENTE”. Evidentemente, vas y lo abres… para descubrir que se trata del típico Power Point de chicas ligeritas de ropa que te manda ese amigo con poco tiempo, el aviso de que una aplicación web en la que te apuntaste pero hace tiempo que no usas se ha actualizado con nuevas funcionalidades, o el recordatorio de que se trata de los últimos días para que te apuntes a un magnífico curso a distancia para conseguir un título de protésico dental válido en varios países africanos.

Yo, sinceramente, piqué las primeras veces. Ahora ya no me dejo llevar por ese tipo de mensajes en el asunto del correo.

¿Y qué me decís de esos correos que llegan con el asunto en blanco? ¿Los abrís por si son importantes para luego descubrir que se trata de spam? ¿O los dejáis pensando que no son prioritarios pero luego se trata de la convocatoria para una reunión urgente?

El asunto en un correo es algo importantísimo. Como dice Berto Pena, es como el titular de una noticia en un periódico. Muchas veces lees de pasada los titulares y sólo te paras a leer en profundidad una noticia ya que, por el titular, te ha parecido que merece tu atención. Con los correos pasa lo mismo.

Por eso, deberías seguir los siguientes consejos a la hora de poner el asunto de un correo:

  1. Nunca lo dejes en blanco. Induce a error
  2. Evita los asuntos del tipo “IMPORTANTE” o “URGENTE”. Somos muchos los que ya no les hacemos caso.
  3. Piensa el asunto un poco antes de ponerlo. Es lo más importante del correo.
  4. Antes de enviar el correo, revisa el asunto que has puesto. El asunto que escribes al principio puede no tener nada que ver con el cuerpo del correo después de escribir éste. En ese caso, vuelva a redactar el asunto

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Fernanda: “los chicos la ven a ella por atras y a mi no” 6

email

Nunca lo he entendido. No entiendo por qué me llegan algunos correos o por qué la gente hace algunos comentarios en el blog. Suelen ser cosas sin sentido alguno (supongo que muchos podrían calificarse de Hoygans). Así, por ejemplo, me llegan peticiones para que busque a un familiar perdido, recomendaciones para que no use una compañía de seguros de Colombia o “felicitaciones por mi programa de televisión”.

Por supuesto, no suelo contestar a este tipo de correos y los comentarios no llegan a aparecer en el blog pero hoy he recibido un correo que no me resisto a compartir con vosotros porque ha conseguido que suelte una carcajada al leerlo. Está remitido por una tal Fernanda y me ha llegado a mi dirección de correo electrónico personal. El contenido es el siguiente (lo copio textualmente):

se muy bien que ustedes llamarian esto enbidia pero comokiera me
gustaria simplemente saver como hacer creser los senos y las pomipis
en mi familia todos lo tienen ( menos yo ) y como yo y mi hermana
estamos solo tenemos diferencia de unos meses siempre los chicos la
ven a ella por atras y a mi no … estoy bonita pero komo kiera me
gustaria saverlo
se lo agredeseria muchisimo
FERNANDA



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