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Usa la copia oculta si no quieres ser sancionado 5

email copia oculta

La copia oculta, esa gran desconocida.

Estoy convencido de que un porcentaje muy grande de usuarios de correo electrónico desconoce el uso que se le puede/debe dar a la copia oculta. Es una funcionalidad muy útil, que lleva ahí desde los inicios del correo electrónico y que, sin embargo, es muy poco usada.

¿No os ha pasado alguna vez que alguien os ha enviado un correo y al leerlo veis que en la lista de destinatarios hay otras muchas personas? Personas que muchas veces no conocéis. ¿Y vosotros? ¿Habéis mandado alguna vez un correo a muchas personas poniendo las direcciones, una detrás de otra, en el campo de destinatarios, sin más? Pues que sepáis que eso de mostrarle a todos los destinatarios las direcciones del resto está considerado por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) como “una infracción del deber de secreto, artículo 10 de la LOPD (Resolución PS/ 00342/2005 ó PS/00155/2009)”

Vamos, para que le quede muy claro a todo el mundo, que si eres tan irresponsable de mandarle un correo a muchas personas mostrándole a todos las direcciones del resto estás arriesgándote a que te sancionen con una multa de 601,01 euros a 60.101,21 euros. Vamos, que yo me lo pensaría, ¿no?

Y es que, además, la solución es muy sencilla: usa la copia oculta (esa que suele aparecer como CCO o Bcc). Es decir, pon las direcciones de todos los destinatarios en copia oculta para que, de esa manera, no puedan acceder entre ellos a las direcciones de los demás.

Sencillo, ¿no? Pues con este pequeño gesto te estás librando de alguna denuncia inesperada ante la AEPD y la correspondiente sanción.

Fuente: LaInformacion.com


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Usa inteligentemente el asistente de fuera de oficina 7

Out of office

A todos nos ha pasado. Nos vamos de vacaciones y durante unos días dejamos de leer nuestro correo electrónico (a no ser que tengas mezclado el correo personal y el profesional, algo que no te recomiendo). Al volver de vacaciones la bandeja de entrada se vuelve contra nosotros. ¡Tantos correos por leer! ¡Tantas respuestas por dar!

Además, siempre te surgirá la duda de si debes responder a la consulta que te hicieron hace 10 días o si, por el contrario, ya es demasiado tarde y no merece la pena que lo hagas porque el que te la planteó ya ha encontrado respuesta por otros medios.

Os voy a decir qué es lo que hago yo en estos casos. Yo uso el asistente de fuera de oficina. Hoy en día, las principales herramientas de correo electrónico te permiten hacerlo. En mi caso, Gmail, que es la herramienta que uso, me permite usar esta funcionalidad.

Con el asistente de fuera de oficina consigues que durante el periodo que definas (los días que vas a estar de vacaciones), todo el que te mande un correo reciba un mensaje automático que avisa de que estás fuera y, por lo tanto, no vas a poder contestar hasta tu regreso. Con ello consigues que el remitente sepa que no le vas a contestar inmediatamente pero no solucionas el problema de que a la vuelta te encuentres con un montón de correos por contestar.

Por eso, yo prefiero usar el asistente de fuera de oficina de la siguiente manera:

1. En el mensaje automático que se le manda a los remitentes les digo algo así: “De tal fecha a tal otra no voy a estar disponible y, por lo tanto, no voy a poder responder a tu mensaje. Si a mi vuelta todavía estás interesado en que me ponga en contacto contigo, vuelve a mandarme un correo a partir de ese momento”

2. Cuando vuelvo de mis vacaciones cojo todos los correos que haya recibido durante esos días, los marco como leídos y los archivo. De esa manera, nada más llegar ya no tengo nada pendiente. Se acabó el agobio por tener el inbox lleno.

3. Si alguien me mandó un correo durante mis vacaciones y sigue necesitando algo de mí a mi vuelta, como lo he dejado claro en el mensaje automático, me volverá a mandar un nuevo correo y en ese momento sí que lo podré atender correctamente.

Ya lo veis, es muy sencillo y consigue que la vuelta al trabajo tras unas merecidas vacaciones no se convierta en un agobio por la cantidad de correos a los que hay que responder.


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La importancia del “asunto” en el correo electrónico 5

Email

Seguro que os ha pasado más de una vez: tienes el buzón de correo hasta arriba. No dispones nada más que de unos minutos antes de la próxima reunión y decides dedicarle ese tiempo a los correos más urgentes. Es imposible ponerse con todos en ese momento.

Entonces, realizas un barrido rápido por los correos (si ya los tienes etiquetados gracias a filtros inteligentes habrás ganado bastante) y te fijas en el remitente (siempre hay personas a las que les das más prioridad que el resto) y en el asunto del correo.

Entonces, entre todo ese correo pendiente de ser abierto ves uno que destaca sobre el resto. Uno que, en mayúscula, tiene un asunto del tipo “IMPORTANTE” o “URGENTE”. Evidentemente, vas y lo abres… para descubrir que se trata del típico Power Point de chicas ligeritas de ropa que te manda ese amigo con poco tiempo, el aviso de que una aplicación web en la que te apuntaste pero hace tiempo que no usas se ha actualizado con nuevas funcionalidades, o el recordatorio de que se trata de los últimos días para que te apuntes a un magnífico curso a distancia para conseguir un título de protésico dental válido en varios países africanos.

Yo, sinceramente, piqué las primeras veces. Ahora ya no me dejo llevar por ese tipo de mensajes en el asunto del correo.

¿Y qué me decís de esos correos que llegan con el asunto en blanco? ¿Los abrís por si son importantes para luego descubrir que se trata de spam? ¿O los dejáis pensando que no son prioritarios pero luego se trata de la convocatoria para una reunión urgente?

El asunto en un correo es algo importantísimo. Como dice Berto Pena, es como el titular de una noticia en un periódico. Muchas veces lees de pasada los titulares y sólo te paras a leer en profundidad una noticia ya que, por el titular, te ha parecido que merece tu atención. Con los correos pasa lo mismo.

Por eso, deberías seguir los siguientes consejos a la hora de poner el asunto de un correo:

  1. Nunca lo dejes en blanco. Induce a error
  2. Evita los asuntos del tipo “IMPORTANTE” o “URGENTE”. Somos muchos los que ya no les hacemos caso.
  3. Piensa el asunto un poco antes de ponerlo. Es lo más importante del correo.
  4. Antes de enviar el correo, revisa el asunto que has puesto. El asunto que escribes al principio puede no tener nada que ver con el cuerpo del correo después de escribir éste. En ese caso, vuelva a redactar el asunto

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